5 consigli di Steve Jobs per scrivere email efficaci

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Nell’articolo di questo mese vedremo come scrivere un’email efficace.
La maggior parte di noi tende a scrivere email lunghe, contenenti molti punti e idee, e di conseguenza mancanti di un “dunque” ben preciso.

Ecco 5 semplici istruzioni che ti permetteranno di scrivere email con alta probabilità di ricevere una risposta sensata e utile:

 

  1. Abbi un proposito

    Lo scopo della tua email dev’essere chiaro. Che cosa vuoi comunicare esattamente?
    Le email più efficaci presentano un solo obbiettivo.
    Se fai troppe domande, c’è il rischio che la risposta che riceverai sia approssimativa ed incompleta.
    La strategia più efficace è quella di fare una domanda per email: in questo modo riceverai sicuramente risposta al tuo quesito.

     
  2. Mantieni una struttura semplice

    Invece di optare per un’email dal testo lungo, con diversi paragrafi che rischiano di essere difficili da seguire e digerire, prova ad utilizzare le liste, quando possibile.

  3. Elimina le parole “di contorno”

    Steve Jobs non utilizzava aggettivi, avverbi o altre parole superflue.
    Le sue frasi erano dirette e concise.

    Seguendo le sue istruzioni possiamo facilmente renderci conto che, invece di scrivere:

    Ti sarei molto grato se, nel qual caso passasse il corriere mentre io sono fuori ufficio, mi facessi sapere telefonicamente oppure rispondendo a questa mia email, del recapito del pacco che stiamo attendendo. Ringraziandoti anticipatamente, ti auguro una buona giornata.

    possiamo ridurre la frase in questo semplice concetto:

    Buongiorno, potresti avvisarmi quando arriverà il pacco? Grazie.

    Se tendi ad utilizzare molti avverbi e aggettivi – parole come “comunque”, “ampiamente”, “pare che”, “il quale”, “veramente” – abituati ad eliminarle prima di inviare l’email.
    Rileggi poi la bozza modificata; se una delle parole eliminate è necessaria, lo noterai subito e potrai aggiungerla.
    Nel frattempo però avrai alleggerito e accorciato la tua email.

  4. Usa la voce attiva

    Utilizzare la forma passiva dei verbi spesso può rendere la frase più complicata e tortuosa del necessario. Inoltre il tono di una frase scritta con la forma passiva è più “debole” di quello di una frase attiva. Stephen King si trova in accordo con questa regola, e ci indica l’esempio seguente:

    Il mio primo bacio verrà sempre ricordato da me come il modo in cui è stata iniziata la mia storia romantica con Shanya.

    Lo stesso concetto, espresso nella forma attiva, è così:

    La mia storia romantica con Shayna è iniziata con il nostro primo bacio. Non lo dimenticherò mai.

    La frase è più semplice ed il significato arriva in modo più immediato al lettore.

  5. Concludi con la tua richiesta
    Nelle campagne marketing l’invito ad intraprendere un’azione viene sempre posto alla fine. Lo stesso dovrebbe valere per le email. Perché?

    Se la richiesta viene incorporata nel mezzo del messaggio è facile che venga dimenticata.
    Quando il lettore inizia a scrivere la sua risposta, è più probabile che risponda all’ultima cosa letta.

    Spesso le email vengono inviate per richiedere una riunione, un permesso, un’informazione: tutte richieste che di per sè non sono complesse.
    Perché renderle più complicate utilizzando testi prolissi o una comunicazione poco chiara?

    A volte abbiamo l’impressione che inviare email porti via gran parte della nostra giornata lavorativa; con questi semplici trucchi, non solo semplificherai la tua routine, ma otterrai anche risultati migliori.

7 commenti

  1. Molto interessante , consigli giusti ed applicabili.

  2. sono consigli utili, ma vorrei far notare:
    1- Steve Jobs era statunitense, quindi abituato nella sua lingua a semplificare
    2- questi consigli sono utili per chi non conosce la sintassi della lingua italiana
    ciao
    Luigi

  3. Molto utile. Leggerò anche gli altri Vostri consigli. Grazie!

  4. molto utile grazie

  5. Steve Jobs è SEMPRE UN grande ANCHE NEI PICCOLI DETTAGLI

  6. Pur riconoscendo L utilità dell articolo , si evidenzia una grave carenza che riguarda il fatto che la mail é diventata posta vera e propria .
    Per alcune faccende va bene quanto detto sopra , ma per connotazioni o mail di natura personale tutto ciò che voi definite superfluo connota emozioni e stile . Che il destinatario magari si aspetta .
    Non tutte le mail servono a vendere telefonini . Pace all anima sua

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