Cose che forse non sapevi sul corretto utilizzo della posta elettronica

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Quanti punti esclamativi sono ammessi in un’email? Come ti comporti se ricevi un’email che non era destinata a te? In quali casi è consigliato utilizzare il campo Ccn:?
Nell’articolo di questo mese risponderemo a queste e altre domande riguardanti il corretto utilizzo della posta elettronica.

Seguendo queste semplici regole scriverai email più professionali, aumenterai la tua credibilità e non rischierai di inviare email dalla forma o contenuto inadeguato.

Indirizzo email
Partiamo dunque dalle basi: scegli con cura il nome utente del tuo indirizzo email, soprattutto se la utilizzi anche per lavoro e/o per comunicazioni formali. Sicuramente le tue comunicazioni saranno più credibili e verranno prese più seriamente se inviate da una casella il cui nome utente è, ad esempio


nome.cognome@email.it
e non
barbiegirl1234@email.it.

Utilizzo del campo Ccn:
Se devi inviare un’email ad una lista di contatti, ma non vuoi che ognuno di loro abbia accesso agli indirizzi email degli altri utilizza il campo Ccn. In questo modo proteggerai la privacy dei tuoi destinatari e la tua: eviterai di condividere la loro email con altri ed eviterai di far sapere a tutti chi sono i destinatari del tuo messaggio.

Rispondi a tutti
Prima di scegliere l’opzione “Rispondi a tutti” valuta se tutti i contatti presenti nell’email necessitano di una tua risposta.

Oggetto
Inserisci sempre l’oggetto delle tue email, e verifica che riassuma al meglio l’argomento del messaggio che stai per inviare. Un campo “Oggetto” ben compilato può fare la differenza tra un’email che verrà aperta e letta e una che verrà scambiata per spam e cestinata appena ricevuta.

Keep it short…ma non troppo
Saper sintetizzare bene un concetto è essenziale per chi utilizza la comunicazione scritta: risparmia tempo sia al mittente che al destinatario. Occhio a non essere troppo sintetici però: si sconsigliano infatti le email il cui messaggio è composto da una sola riga di testo, perché potrebbero trasmettere fretta e disinteresse.

Allegati
Cerca di non inviare più di due allegati per email, e verifica che la dimensione degli allegati che stai inviando non rischi di esaurire lo spazio della casella del destinatario, perché questo potrebbe causare che eventuali altri messaggi vengano respinti. Se ritieni che la dimensione degli allegati che stai per inviare sia eccessiva, prova a comprimerli con uno strumento appositamente creato a questo scopo.
Ovviamente, quando anticipi nel testo dell’email che ci sarà un allegato, ricordati di inserirlo.

Utilizzo del maiuscolo
Non scrivere mai tutto il testo delle tue email in maiuscolo.

Punti esclamativi
Quanti punti esclamativi sono permessi nel testo di un messaggio? Le opinioni in argomento sono piuttosto divise: qualcuno pensa che il punto esclamativo, se utilizzato in maniera appropriata, può dare un tono più amichevole ed entusiasta all’email. Altri invece ne scoraggiano categoricamente l’utilizzo perché, sembrerebbe, il punto esclamativo può rendere il messaggio infantile. Il nostro consiglio è quello di cercare di farne un utilizzo appropriato, in base a quello che volete trasmettere e al destinatario.

Cosa fare se ricevi un’email che non era indirizzata a te?
Il “bon ton” dell’utilizzo della posta elettronica ci insegna che è buona abitudine rispondere anche ai messaggi che erano indirizzati ad altri e che ci sono pervenuti per errore. In questo modo il mittente saprà di aver inviato l’email a qualcun altro e che il vero destinatario non ha ricevuto la sua comunicazione.

Campo Da:
Verifica che nelle impostazioni della tua casella, alla voce “Impostazioni per i messaggi inviati”, nel campo “Da:” ci sia scritto il tuo nome e cognome oppure il nome della tua azienda.

Firma
Se utilizzi l’email per lavoro e/o per comunicazioni importanti, è fortemente consigliato avere una firma. Puoi impostarne una dalla sezione Preferenze < Firme dalla webmail della tua casella Zimbra.

Revisione
Dopo aver scritto la tua email assicurati di averla riletta per riuscire ad individuare eventuali errori. E’ un’operazione che ti richiederà pochi minuti, ma che potrebbe salvarti dall’inviare un’email contenente errori di battitura.

Destinatario alla fine
Ora che hai composto la tua email e averla riletta ed eventualmente modificata, sei pronto all’invio. Manca solo una cosa: il destinatario. E’ infatti consigliato aggiungere il/i destinatario/i del messaggio come ultima cosa; in questo modo eviterai di inviare, per sbaglio, un’email incompleta.

12 commenti

  1. interessante ed utile

  2. Ottimo servizio di informazione, molto gradito.

  3. Grazie sono buoni consigli

  4. grazie, questi consigli sono utilissimi…

  5. è sempre utile fare un ripasso circa l’utilizzo della posta el.
    grazie

  6. Grazie, tutto chiaro.

  7. Sembrano cose ovvie, ma se ben applicate danno davvero efficacia alle email. Grazie.

  8. È sempre utile ricordare

  9. Grazie, utile come le precedenti.

  10. ottimi consigli per un principiantecome me. Grazie.

  11. Grazie, consigli molto utili

  12. consiglin utili grazie

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