Flavio

Posta Aziendale: come ridurre i costi e semplificare la gestione

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Ancora oggi, nel 2010, in molte aziende e organizzazioni, la posta elettronica aziendale viene gestita internamente, su sistemi proprietari.
Ma conviene? E’ ancora la soluzione più gestibile e più sicura?

Vediamo con ordine di capire come e perchè la scelta della gestione proprietaria del servizio è non solo oggi la meno conveniente, ma anche la meno sicura e la meno flessibile in termini di gestione.

CONVENIENZA

La gestione di un servizio di posta elettronica interno, richiede investimenti per hardware e licenze software per un architettura ridondante di server in grado di gestire posta, anti-spam, anti-virus e anti-phishing.
Se oltre all’accesso POP3 (e/o IMAP) si desidera anche l’accesso diretto da web, occorre aggiungere alla spesa i costi di server dedicati per gestire l’applicazione webmail (utile per chi deve accedere alla propria posta da fuori sede).
Infine sono da mettere a budget: 
– un sistema di memorizzazione (storage) ridondato per conservare i messaggi in casella, con una stima della capacità sufficiente a garantire lo spazio necessario per almeno i prossimi 9/12 mesi;
– un backup efficiente delle linee di accesso aziendale a internet, per evitare l’isolamento del sistema di posta che deve rimanere attivo 24h su 24h, per non rischiare di perdere messaggi in arrivo;
– un generatore o un accumulatore di corrente elettrica ausiliario in caso di black-out della sede aziendale dove risiedono i sistemi di posta elettronica.

L’esternalizzazione (outsourcing) del servizio di posta elettronica elimina ogni investimento, abbatte i costi diretti (licenze e assistenza sw), semplifica la gestione del servizio al personale addetto rendendo loro un servizio anche in termini di minori “mal di testa” da gestire e di maggior tempo da dedicare ad altre attività.
Inoltre è altamente scalabile. Ogni azienda può gestire la crescita del numero di caselle senza costosi aggiornamenti sw e/o previsioni di ulteriori investimenti hardware. Un servizio esternalizzato di posta elettronica può partire da meno di 1 Euro/mese/casella: Email Business ne è un esempio.

FACILMENTE GESTIBILE E ALTAMENTE AFFIDABILE

Posta elettronica aziendaleLa gestione del servizio di posta esternalizzato è talmente semplice, che non necessita di personale specializzato.
Il titolare di una azienda, se lo desidera, può anche gestirselo direttamente tramite un pannello di controllo molto semplice, che gli permetterà di assegnare le caselle e gestire il cambio password per i propri collaboratori e colleghi, anche se non sa ” come si accende il PC”.
In tal modo si evita di lasciare le chiavi delle proprie informazioni in mano a consulenti esterni o a dipendenti sulla cui onestà e fedeltà non sempre possiamo mettere la mano sul fuoco.

Un’organizzazione che quotidianamente gestisce mezzo milione, un milione o più caselle di posta, deve necessariamente utilizzare infrastrutture  professionali, il meglio che il mercato offre in termini di tecnologia e conseguente affidabilità.
Per questa organizzazione, ovvero per questo profilo di fornitore di posta elettronica esterno, aggiungere 10, 100, 1000 caselle alla propria gestione, è semplice, rapido e non impatta sull’affidabilità complessiva dei propri sistemi.

SICUREZZA E PRIVACY
L’unico autorizzato all’accesso al servizio di posta è la persona delegata a gestire il pannello di controllo della posta aziendale.
Nessun’altro, nemmeno l’azienda fornitrice del servizio in outsourcing, potranno accedere alle caselle aziendali.
Le password assegnate sono infatti sempre criptate e in caso di dimenticanza, il gestore aziendale del servizio potrà procedere col reset della password.
Per la massima sicurezza, infine, occorre scegliere aziende fornitrici sicuramente indipendenti da entità pubbliche, da poteri forti e da paesi in cui l’accesso alle informazioni trasmesse via posta viene costantemente tenuto sotto controllo, ufficialmente per tutela contro i terroristi.

Queste ultime affermazioni possono sembrare forti oppure sembrare scherzose, non lo sono affatto. Sia all’ovest dell’Italia che all’est, esistono stati che mantengono un ferreo controllo dei messaggi transati.
Potenti algoritmi di ricerca permettono, alle “agenzie” con mandato di accesso, di intercettare velocemente ogni messaggio contenente determinate parole chiave.
Nessuno può garantire che i controllanti possano ricercare anche messaggi non strettamente legati ad attività di terroristi. Lo spionaggio industriale è una delle armi più importanti nell’era della conoscenza.
Tutte le aziende che mantengono i propri sistemi unicamente in stati con alto livello di protezione della privacy (quasi tutti gli stati europei dell’Unione, l’Italia tra i primi) possono garantire i massimi livelli di privacy e mantenere alla larga i “curiosi”.
Email.it è una di queste aziende: indipendente dal mondo pubblico, indipendente dalle grandi organizzazioni private, utilizza esclusivamente sistemi installati in Italia, in server farm sicure.
Non a caso, Email.it in oltre 10 anni operante nel mercato dei servizi erogati via internet, ha sempre mantenuto alta la sua reputazione. Non è un caso.

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